Pouvoir changer de prestataire se prépare dès le devis. La question à poser est concrète : quels éléments seront remis à votre entreprise, et qu’est-ce qu’un autre professionnel pourra reprendre ?
Nous vous conseillons de vérifier séparément l’adresse internet, le site, les contenus et les comptes. Réunissez votre devis, votre contrat et vos factures pour noter les réponses manquantes.
1. L’adresse internet : au nom de qui ?
Le nom de domaine est l’adresse de votre site, comme votreentreprise.be. Le
titulaire est la personne ou l’entreprise au nom de laquelle il est enregistré.
Demandez à votre prestataire de confirmer ce nom et l’adresse e-mail de contact
associée.
Pour un domaine en .be, la recherche publique de DNS Belgium, appelée
« WHOIS », ne montre pas toutes les données : celles d’un titulaire enregistré
comme particulier sont masquées. Certaines informations sur les sociétés et
organisations restent visibles. L’absence de votre nom dans cette recherche
ne suffit donc pas à conclure que l’adresse ne vous appartient pas.
DNS Belgium explique quelles données sont visibles.
Si le titulaire indiqué est votre prestataire, demandez comment enregistrer le
domaine au nom de votre entreprise. Pour une cession de .be, DNS Belgium envoie
le code de transfert à l’adresse e-mail du titulaire actuel. Les données du
nouveau titulaire doivent ensuite être vérifiées.
La procédure de cession est détaillée par DNS Belgium.
Un changement de société chargée de gérer le domaine peut aussi utiliser un code de transfert. Il ne faut donc pas confondre le changement de gestionnaire avec le changement de titulaire. DNS Belgium distingue les deux usages du code.
2. Le site : que pourra reprendre un autre professionnel ?
Demandez ce qui sera remis à la fin du projet : une copie des fichiers qui font fonctionner le site, les explications pour le remettre en ligne et les éventuels éléments qui dépendent d’un service payant.
Faites préciser ces trois points par écrit :
- Un autre professionnel pourra-t-il modifier le site ?
- Pourra-t-il le déplacer vers un autre hébergement, c’est-à-dire le service qui le garde accessible sur internet ?
- Quels outils, abonnements ou frais seront nécessaires pour continuer à l’utiliser ?
Si le contrat emploie le mot « licence », demandez sur quel élément elle porte et ce qu’elle autorise. Demandez aussi ce que couvre chaque paiement mensuel : la création du site, son hébergement, son entretien ou un autre service. Ces libellés seuls ne permettent pas de savoir tout ce que vous pourrez conserver.
3. Les textes et les images : que pouvez-vous réutiliser ?
Faites la liste de vos textes, photos, vidéos et logos. Pour chacun, notez qui l’a fourni et demandez si vous pourrez le réutiliser sur un prochain site ou sur d’autres supports.
Demandez les conditions d’utilisation pour les photos prises pour votre entreprise comme pour les images choisies dans un catalogue. Précisez aussi quels fichiers vous recevrez et si un autre prestataire pourra les utiliser.
4. Les comptes : lesquels pouvez-vous gérer ?
Listez les comptes utilisés pour le domaine, l’hébergement, les e-mails et les éventuels outils de réservation ou de paiement. Pour chacun, demandez qui paie les factures, qui reçoit les messages de renouvellement et comment votre entreprise pourra en reprendre la gestion.
Pensez également à votre fiche Google, celle qui affiche vos coordonnées dans la recherche et sur la carte. Google permet d’inviter des propriétaires et des administrateurs avec leur propre compte, sans partager un mot de passe. Vérifiez le rôle attribué à votre entreprise. Google explique les différents accès à la fiche.
Avant de mettre fin à la collaboration
Demandez une réponse écrite qui précise ce que vous conservez, ce qui doit être transféré, les frais éventuels et le calendrier. Vérifiez dans votre contrat la durée d’engagement, le préavis et les conditions de renouvellement.
Prévoyez avec les personnes concernées comment le site et les e-mails resteront accessibles pendant le changement. Vous disposerez ainsi d’une liste de tâches précise pour organiser la reprise.